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主要职责

1. 行政与办公室管理

·管理日常办公室运作，包括维护办公用品、设备，以及一个干净、有序的工作环境。
·处理来电、电子邮件和信件；将查询转发给适当的人。
·组织和维护物理和电子档案系统。

2. 日程安排和会议协调

·管理总经理的日程安排，安排预约，安排公司内部和外部会议。
·准备会议议程，记录会议记录，并对行动项目采取后续行动。
·协调管理层或来访客人的旅行安排，包括机票、酒店、交通和行程。

3. 文档与记录保存

·使用标准模板准备合同、发票、报价单和正式的公司信件。
·根据要求协助提交公司执照、许可证和基本政府文件。
·谨慎处理机密信息和文件。

4. 人力资源和团队支持（典型于小公司）

·协助完成基本的人力资源工作，如发布招聘广告、安排面试、维护员工出勤记录等。
·支持新员工的入职流程（准备办公桌、文件、系统访问）。
·帮助组织偶尔的公司活动、团队晚宴或节日庆祝活动。

5. 临时支持

·在需要时为总经理执行个人助理任务（例如，管理个人约会，为业务联系人购买礼物）。
·跑腿、收货，并与物业管理或服务供应商协调。
·在业务需求出现时承担额外的任务，表现出“能做”的态度。

资格和技能

·有担任秘书、行政助理或类似职位的经验。
·熟练使用微软办公软件（Word、Excel、PowerPoint）和中文办公软件（如微信工作、丁话）。
·了解中国商务礼仪，尊重等级制度。
·优秀的组织、时间管理和多任务处理能力。
·高度的谨慎性、可靠性，以及对细节的关注。